Kuidas kasutada oma aega tõhusalt ja tõhusalt

0
Kuidas kasutada oma aega tõhusalt ja tõhusalt

Avaldatud: 9. mail 2022

(Pildi krediit: Pexels)

Probleem

Peate lühema ajaga rohkem ära tegema. Tänapäeval on lihtne tunda end erinevate tegurite tõttu ülekoormatuna.

  • Pidevalt antakse uusi ülesandeid
  • Rohkem videokoosolekuid planeerimiseks ja osalemiseks
  • E-kirjade, paberite ja aruannete arvu suurenemine, mida lugeda ja neile vastata
  • Rohkem esitlusi kuulamiseks ja esitamiseks
  • Ülemused, töötajad ja kolleegid, kes soovivad rohkem teie aega

See väljakutse nõuab, et kasutaksite oma aega tõhusalt ja tõhusalt oma eesmärkide saavutamiseks.

Tõhus ajajuhtimine

Kas olete keskendunud õigetele asjadele – õigetele eesmärkidele, probleemidele ja võimalustele? Eraldage “olulised vähesed” “tühistest paljudest”. Ärge raisake oma aega valede probleemide lahendamisele või valede eesmärkide poole püüdlemisele. Kui teil on oma peamised prioriteedid selged, teete paremaid otsuseid ja tunnete end vähem stressis.

Toimingud, mis aitavad teil keskenduda kõige olulisemale ja kasutada oma aega tõhusalt, on järgmised:

  1. Prioriteetide üleskirjutamine ja nähtavaks tegemine. Mõned inimesed postitavad need oma tööpiirkonda. Teised peavad kirjalikku nimekirja, mida nad vaatavad mitu korda päevas üle.
  2. Oma prioriteetide perioodiline ülevaatamine ja ülevaatamine. Me elame dünaamilises maailmas, mis nõuab sageli teie prioriteetide kohandamist.
  3. Õppige ütlema “ei”. Kindlasti on aegu, mil on vaja inimesi aidata. Kuid paljud teile saadetud taotlused ei ole teie peamiste prioriteetidega seotud, seega peate ütlema “Ei, ma ei saa aidata.” Öelge “jah”, et keskenduda kõige tähtsamale.
  4. Joondamise kontrollimine. Kas kõik teie koosolekud, projektid ja ülesanded on kooskõlas teie peamiste prioriteetidega? Kui ei, tehke võimalusel muudatusi.
  5. Planeerige katkematu aeg. Andke inimestele teada, millal olete saadaval ja millal mitte. Planeerige iga päev mõni aeg, mil saate keskenduda oma peamistele eesmärkidele.

Milliseid meetmeid võtate, et keskenduda järjekindlalt oma peamistele prioriteetidele?

Tõhus ajajuhtimine

Tõhusus tähendab raiskamist. Me kõik raiskame iga päev teatud aja kommunikatsiooniprobleemide, organiseerimatuse, venitamise, keskendumata koosolekute ja asjade pärast, mida me ei saa kontrollida, pärast.

Siin on mõned sammud, mida saate oma aja tõhusamaks kasutamiseks teha.

  1. Looge “ülesannete” loend. Kuid tehke seda alles pärast oma prioriteetide ülevaatamist. Mõned inimesed loovad a iga päev nimekiri; teised loovad a iganädalane nimekiri. Leidke endale sobiv lähenemine. HLG (tarkvarafirma) vanem asepresident Kate Labor on öelnud, Ma armastan loendeid. Nad hoiavad mind korras. Keskendun kolmele kategooriale – mida ma pean tegema täna, sel nädalal ja kõigele, mis on pikemaajaline. Pean ka ootelnimekirja – kui ootan, et keegi minuga mõne ülesande või probleemiga seoses tagasi pöörduks.
  2. Tehke perioodiliselt kindlaks, mida saate lõpetada. Likvideerige mittevajalikud aruanded, paberimajandus ja koosolekud. Otsige pidevalt asju, mis väärtust ei loo, ja kõrvaldage need.
  3. Korraldage end. Looge lihtne protsess määratud üksuste, kavandatud koosolekute ja kohtumiste ning meeldetuletuste jälgimiseks lahtiste probleemidega tegelemiseks.
  4. Eemaldage segadus. Kustutage see, mida te ei vaja. Segadus nõuab otsitava leidmiseks palju asju. See on suur ajaraiskamine!
  5. Tegelege paber- ja elektrooniliste dokumentidega ainult üks kord. Pidage meeles, et saate teha ainult kolme asja:
    • Faili see.
    • Visake see minema või kustutage see.
    • Tegutsema.
  1. Delegeerida. Heitke iga päev pilk oma ülesannete nimekirjale ja mõelge, mida saate oma ülemusele, kolleegidele, pereliikmetele, sõpradele ja töötajatele ümber määrata.
  2. Muutke oma lugemist. Te ei pea lugema iga artikli, memo ja aruande iga sõna. Mõnel juhul on parem materjal lihtsalt koorida. Äriartikleid lugedes loen mõnikord lihtsalt iga lõigu esimese lause, et põhipunktid selgeks saada. Muidugi, muudel juhtudel peate iga sõna väga hoolikalt läbi lugema.
  3. Vähendage aega, mille kulutate edasilükkamisele. Jagage ülesanded tükkideks. Määrake tähtajad teatud ülesannetega töötamise alustamiseks ja tähtajad ülesande täitmiseks. Tähtajad motiveerivad meid õigel ajal alustama ja lõpetama.
  4. Juhtige ja osalege produktiivsetel koosolekutel. Veenduge, et kõikidel koosolekutel, mida juhite ja kus osalete, oleks täpne eesmärk ja selge päevakava.
  5. Postitage oma tööpiirkonnas meeldetuletusi. Mõned inimesed postitavad sõna või fraasi, näiteks „Tehke üks kord paberitööd!” meeldetuletustena produktiivsena püsimiseks.

Milliseid meetmeid võtate ette, et raisatud aega vähendada?

Aeg on väärtuslik ressurss! Kasutage oma aega tõhusalt ja tõhusalt.

Katsetage erinevaid lähenemisviise, et leida endale sobivaid tehnikaid. Olete kõige produktiivsem, kui teie ajaplaneerimise rutiinid ja harjumused on kohandatud teie isiksuse ja tööstiiliga.


Paul B. Thornton õpetas kolledžis juhtimis- ja juhtimiskursusi üle 25 aasta. Tema viimaste e-raamatute hulka kuuluvad:

Ta on tootnud 28 lühifilmi YouTube’i videod erinevatel juhtimise ja juhtimise teemadel. Saatke talle meilisõnum.

Kui teile see artikkel meeldis, registreeruge SmartBriefi tasuta meiliuudiskirja saamiseks juhtimise kohta. See on SmartBriefi enam kui 250 tööstusele keskendunud uudiskirja hulgas.

sarnased postitused

Leave a Reply